Question 1

Was genau macht eine externe Personalabteilung?

Accepted Answer

Eine externe Personalabteilung übernimmt alle Aufgaben, die normalerweise eine fest angestellte HR-Abteilung oder –Mitarbeiter erledigen würde, nur flexibler und kosteneffizienter. Als Ihr Partner kümmert sich HRzlich operativ um die vorbereitende Lohnbuchhaltung, das Vertragswesen und die Verwaltung, sowie strategisch um das Recruiting neuer Talente und die Personalentwicklung. Wir sind dabei kein anonymes Callcenter, sondern arbeiten als feste Ansprechpartner eng mit Ihrer Geschäftsführung oder bestehenden HR-Abteilung zusammen.

Question 2

Für welche Unternehmen eignet sich eine externe Personalabteilung von HRzlich?

Accepted Answer

Unsere externe Personalabteilung richtet sich an inhabergeführte Unternehmen und Mittelständler, die professionelles HR brauchen, aber kein großes Inhouse-HR aufbauen möchten – oder ihre bestehende Personalabteilung gezielt entlasten wollen. Typisch sind Unternehmen mit einigen wenigen bis hin zu mehreren hundert Mitarbeitenden, die Wert auf Rechtssicherheit, Effizienz und persönliche Betreuung legen. Ihr ganz konkreter Mehrwert: Mehr Zeit fürs Kerngeschäft!

Question 3

Wie funktioniert eine externe Personalabteilung mit HRzlich konkret?

Accepted Answer

Als externe Personalabteilung übernimmt HRzlich definierte HR-Aufgaben oder die komplette Personalabteilung. Nach einem gemeinsamen Start-Workshop klären wir Ihren Bedarf, legen Prozesse und Zuständigkeiten fest und übernehmen dann als externe HR-Abteilung die operative Umsetzung – immer eng verzahnt mit Geschäftsführung, Führungskräften und ggf. weiteren Personalmitarbeitern. HRzlich fügt sich dabei als externer Mitarbeiter mit bewährten Prozessen, Know-How, Checklisten und Herz in Ihr Unternehmen ein.

Question 4

Wie funktioniert die Zusammenarbeit im Alltag? Muss ich Software umstellen?

Accepted Answer

HRzlich arbeitet digital und persönlich. Das bedeutet, wir integrieren uns nahtlos in Ihre bestehenden Strukturen oder helfen Ihnen auf Wunsch auch dabei, moderne HR-Software und digitale Personalakten einzuführen. Sie haben bei uns einen festen Ansprechpartner, der Ihr Unternehmen kennt. Die Kommunikation läuft über kurze Wege (Telefon, E-Mail, Video-Call), sodass wir für Ihre Mitarbeiter wie eine interne Abteilung wirken – nur eben als externe Personalabteilung.

Question 5

Welche Leistungen übernimmt HRzlich als externe Personalabteilung?

Accepted Answer

HRzlich bietet alle digitale Personalservices und HR-Lösungen an, die ein mittelständisches Unternehmen benötigt. Unter anderem sind das sechs Kernbereiche:

Operative HR-Administration, Compliance & Personalaktenführung: Von Arbeitsverträgen über Bescheinigungen bis hin zur digitalen Personalakte – wir kümmern uns um alle administrativen HR-Prozesse.
Recruiting, Bewerbermanagement und Onboarding: Wir übernehmen das komplette Bewerbermanagement, erstellen Stellenanzeigen, führen Interviews und sorgen für ein strukturiertes und h(e)rzliches Onboarding.
Unterstützung bei Personalentwicklung, Retention & Feedbackprozessen: Wir unterstützen bei Zielvereinbarungen, Feedbackprozessen, Weiterbildungsmaßnahmen und schaffen klare, zukunftsfähige Strukturen.
Vorbereitende Lohnbuchhaltung/Payroll-Services: Wir kümmern uns um die vorbereitende Lohn- & Gehaltsabrechnung inkl. aller gesetzlich vorgeschriebener Meldungen an Behörden und Krankenkassen sowie Zeiterfassungssysteme.
Ausarbeitung von individuellen HR-Strategien und Durchführung von Change Projekten: Wir erstellen mit Ihnen zusammen Rollen- und Gehaltsstrukturen, kümmern uns um die Unternehmenskultur und unterstützen bei Restrukturierungen sowie sonstigen Personalmaßnahmen.
Implementierung von Travel Management: Wir stellen Ihnen eine Plattform zur Verfügung auf der Sie günstig Ihre Geschäftsreisen buchen und digitalisiert Ihre Reisekostenabrechnung einreichen können. Aus einem Guss von der Buchung bis zur Abrechnung.

Der genaue Leistungsumfang wird individuell auf Ihren Bedarf zugeschnitten.

Question 6

Welche Rolle spielt die Digitalisierung der Personalabteilung?

Accepted Answer

HRzlich versteht sich als von Beginn an digital gedachte externe Personalabteilung. Wir gestalten Prozesse schlank, automatisiert und papierarm – etwa durch digitale Personalakten, moderne Bewerbermanagement-Systeme (wie z. B. Personio) und leicht bedienbare Zeiterfassungssysteme. Das reduziert manuellen Aufwand, senkt die Fehlerquote und macht Ihre HR-Prozesse skalierbar.

Question 7

Ich habe bereits bestehende manuelle Prozesse. Kann HRzlich diese digitalisieren?

Accepted Answer

Ja. HRzlich digitalisiert bestehende manuelle Prozesse und macht Ihr Personalwesen dadurch effizienter, transparenter und zukunftsfähig. In allen Paketen der HRzlich externen Personalabteilung ist die Digitalisierung immer inklusive. Durch smart eingesetzte Tools, Automatisierung und klare Strukturen verwandeln wir papierlastige Abläufe in digitale Workflows, die Ihnen Zeit sparen und Fehler reduzieren. Alles nach Ihren Wünschen und in Ihrem Tempo.

Question 8

Können wir nur einzelne HR-Bereiche auslagern oder die komplette Personalabteilung?

Accepted Answer

Beides ist möglich: Sie können entweder nur bestimmte Teile wie Recruiting, HR-Administration oder Travelmanagement auslagern oder HRzlich als vollständig externe Personalabteilung nutzen. Unser Ansatz ist modular – Sie wählen, welche Aufgaben wir übernehmen, und können den Leistungsumfang später flexibel erweitern.

Question 9

Wie läuft der Start ab und wie schnell ist HRzlich einsatzbereit?

Accepted Answer

Wir starten immer mit einem kostenlosen Erstgespräch, in dem wir Ihren Bedarf, Ihre Prozesse und Ihre Ziele klären. Danach folgt eine IST-Analyse ihrer Personalarbeit, die Definition des Leistungsumfangs sowie ein klares Angebot mit transparenten Konditionen. Dabei klärt sich auch, welche Bereiche, bspw. Recruiting, HR-Administration oder Travelmanagement für Sie relevant sind. Anschließend richten wir gemeinsam die Zusammenarbeit und die notwendigen digitalen Prozesse ein und gehen in den laufenden Betrieb über. In der Regel dauert der komplette Prozess bis zum Onboarding unter zwei Wochen.

Question 10

Worin unterscheidet sich HRzlich von klassischen Personaldienstleistern oder Headhuntern?

Accepted Answer

Klassische Personaldienstleister fokussieren meist rein auf die Vermittlung von Personal (Headhunting) oder auf das Body-Leasing, bei dem eine Person „verliehen“ wird, die dann im Personalwesen unterstützt. HRzlich hingegen begleitet Sie ganzheitlich im HR-Alltag. Wir sind nicht nur für das Recruiting oder als Aushilfe da, sondern betreuen Ihre Mitarbeiter dauerhaft – strategisch und operativ. Sie erhalten eine echte externe Personalabteilung mit Sachverstand und Rechtssicherheit.

Question 11

Ist die Zusammenarbeit mit HRzlich datenschutzkonform und rechtssicher?

Accepted Answer

Ja. Als externe Personalabteilung arbeitet HRzlich mit hohen Datenschutz- und Sicherheitsstandards (u. a. immer nach DSGVO) und stellt sicher, dass arbeitsrechtliche Anforderungen, Fristen und Dokumentationspflichten eingehalten werden. Auf Wunsch binden wir Ihre Steuerberatung und vorhandene Payroll-Dienstleister strukturiert in die HR-Prozesse ein.

Question 12

Wie finden wir heraus, ob HRzlich die passende externe Personalabteilung für unser Unternehmen ist?

Accepted Answer

Der einfachste Weg ist ein kostenloses Erstgespräch. Dort klären wir Ihren Status quo, zeigen konkrete Entlastungs- und Einsparpotenziale durch HR-Outsourcing und skizzieren ein maßgeschneidertes Modell für Ihre externe Personalabteilung. Danach können Sie fundiert entscheiden, ob HRzlich zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Kultur und Ihrem Wachstumskurs passt.