Fragen zur externen Personalabteilung.

Eine externe Personalabteilung übernimmt die Personalarbeit eines Unternehmens – Recruiting und laufenden HR-Betrieb – als ausgelagerter, aber fest eingebundener Teil des Teams. Anders als eine Agentur arbeitet sie dauerhaft und zum Festpreis statt pro vermitteltem Kopf.

Bei HRzlich heißt das zweierlei: Wir besetzen Ihre Stellen (Paket Recruiting Exzellenz, 2.650 € im Monat) – von der Ausschreibung über die Vorauswahl bis zur Vertragsverhandlung. Und wir halten Ihren HR-Betrieb aufrecht (Paket HR-Sparring, 1.850 € im Monat) – mit wöchentlichem Austausch, erprobten Vorlagen und konkreten Handlungsoptionen statt Theorie.

Wer die komplette Personalabteilung auslagern möchte, bekommt auch das. Der Unterschied zum Headhunter: Wir sind ansprechbar wie eine interne Abteilung – nur ohne dass Sie sie aufbauen müssen.

Beide Pakete im Überblick: Die externe Personalabteilung für Softwareunternehmen.

Bei HRzlich kostet eine externe Personalabteilung 2.650 € im Monat für das Paket Recruiting Exzellenz – für unbegrenzt viele Einstellungen. Das Paket HR-Sparring kostet 1.850 € im Monat. Ein klassischer Headhunter berechnet dagegen rund 28 % des Jahresgehalts pro Einstellung: Bei 85.000 € Jahresgehalt sind das etwa 24.000 € – für einen einzigen Kopf.

Die Rechnung, die zählt: 2.650 € im Monat sind 31.800 € im Jahr – unabhängig davon, ob Sie eine Stelle besetzen oder zehn. Ab der zweiten Einstellung im Jahr haben Sie uns raus. Ab der dritten sparen Sie. Die vierte, fünfte, zehnte kostet Sie keinen Cent extra. Genau da bricht das Provisionsmodell.

Ein Headhunter vermittelt einzelne Kandidaten und verdient eine Provision pro Einstellung – meist rund 28 % vom Jahresgehalt. Eine externe Personalabteilung arbeitet dauerhaft zur Monatspauschale, übernimmt zusätzlich den laufenden HR-Betrieb und ist nicht auf eine Anzahl von Einstellungen gedeckelt.

Der Unterschied ist nicht kosmetisch, sondern struktureller Natur: Ein Headhunter verkauft Köpfe und verdient an jedem einzelnen – sein Anreiz endet mit der Unterschrift. Wir verkaufen Personalarbeit zur Pauschale; unser Anreiz ist, dass Ihr Recruiting läuft, nicht dass es teuer wird.

Praktisch heißt das: kein Kopfgeld, keine Deckelung der Stellenzahl, kein Neuverhandeln bei jeder Vakanz – dafür jemand, der Ihre Prozesse, Ihr Team und Ihre Gehaltsbänder kennt, weil er dauerhaft dabei ist.

Eine externe Personalabteilung lohnt sich für mittelständische Unternehmen und Startups, die regelmäßig einstellen, aber keine eigene HR-Abteilung aufbauen wollen – typischerweise ab etwa 15 Mitarbeitenden und zwei Einstellungen im Jahr.

HRzlich ist dabei auf den Software-Mittelstand spezialisiert: Wir besetzen Senior-Backend, DevOps, Fachinformatiker, KI- und ML-Engineers, Data Scientists, Software-Sales und CTOs. Wir wissen, warum ein Kandidat mit dem falschen Stack trotz perfektem Lebenslauf nicht passt – und warum gute Entwickler auf Standard-Anschreiben schlicht nicht reagieren.

Zwei typische Situationen aus der Praxis: Bei Crateflow war eine kritische Stelle in rund 30 Tagen besetzt, nachdem ein Headhunter zuvor nur Profile von der Stange geliefert hatte. Bei Saatmann haben wir die HR-Lücke nahtlos überbrückt, als die einzige HR-Kraft ging.

Eine Besetzungsgarantie geben wir bewusst nicht. Wer sie verspricht, verkauft Ihnen eine Sicherheit, die es im Tech-Arbeitsmarkt nicht gibt. Was wir zusagen: mindestens drei fachlich geprüfte Kandidaten je Stelle in den ersten 45 Tagen. Ist die Stelle danach noch offen, justieren wir gemeinsam Profil, Gehaltsrahmen und Prozess nach und arbeiten weiter, ohne dass pro Kopf neue Kosten entstehen. Bislang haben wir jede Stelle besetzt, die wir übernommen haben.

HR-Sparring ist die laufende Personalberatung von HRzlich für Geschäftsführung und Führungskräfte in Softwareunternehmen: ein wöchentlicher Austausch von bis zu 60 Minuten mit einer erfahrenen Personalleiterin, dazu praxiserprobte Vorlagen und ein Frühwarnsystem für Änderungen im Personalwesen, für 1.850 € im Monat.

Es geht um Ihre konkrete Situation, nicht um ein Lehrbuch: Führungsfragen, Vergütung, Onboarding, Konflikte, Homeoffice-Regelungen, gesetzliche Änderungen und ihre Folgen für Ihr Unternehmen. HR-Sparring ist keine Beratung zur Auswahl von HR-Software und keine Lohnabrechnung.

Wer eine Personalleitung braucht, aber keine Vollzeitstelle und keinen Interim-Manager zum Tagessatz, bekommt mit HR-Sparring eine externe Personalleitung auf Zeit. Details: HR-Sparring für Softwareunternehmen.

Alle drei lagern Personalarbeit aus, aber in unterschiedlicher Tiefe. Recruiting as a Service übernimmt den Recruiting-Prozess für einzelne oder laufende Stellen, meist zum Monatspreis. Recruitment Process Outsourcing (RPO) ist die große Variante davon: Ein Dienstleister übernimmt das gesamte Recruiting eines Unternehmens, oft mit eigenem Team beim Kunden, ausgelegt auf hohe Einstellungszahlen. Eine externe Personalabteilung geht über das Recruiting hinaus und deckt auch den laufenden HR-Betrieb ab: Vorlagen, Prozesse, Führungsfragen, Rechtsänderungen.

HRzlich verbindet beides für Softwareunternehmen: Recruiting Exzellenz (2.650 € im Monat) arbeitet wie Recruiting as a Service zum Festpreis, HR-Sparring (1.850 € im Monat) ist der HR-Betrieb dazu. Beides ist einzeln oder zusammen buchbar.

Ja. HRzlich arbeitet ausschließlich mit Softwareunternehmen und softwarenahen Technologieunternehmen.

Das ganze Team kommt selbst aus der Softwarebranche und kennt die Anforderungen hinter den Stellenprofilen: den Unterschied zwischen einem Entwickler, der Tickets abarbeitet, und einem, der Systeme mitdenkt, und wie Vertrieb, Customer Success und Produkt in einem Softwarehaus zusammenspielen. Diese Spezialisierung ist der Grund, warum Ausschreibung und Vorauswahl ohne lange Erklärungsphase funktionieren. Für Unternehmen außerhalb der Softwarebranche sind wir nicht der richtige Partner.

Für Softwareunternehmen mit etwa 15 bis 150 Mitarbeitenden, die regelmäßig einstellen, aber keine eigene Personalabteilung aufbauen wollen. Unsere Referenzkunden haben zwischen 11 und 75 Mitarbeiter.

Nach unten lohnt sich das Modell ab etwa zwei Einstellungen im Jahr. Nach oben passt es, solange die Personalarbeit noch bei der Geschäftsführung, im Office Management oder bei einer einzelnen HR-Kraft liegt. Wächst daraus eine eigene HR-Abteilung, kann HRzlich sie ergänzen statt ersetzen.

Mit einer kostenlosen Potenzialanalyse: In einem Gespräch von rund 30 Minuten klären wir Ihre offene Stelle oder Ihr Personalthema, den Zeitrahmen und das, was Sie abgeben möchten. Danach entscheiden Sie, ob das Paket passt.

Es gibt keinen Einarbeitungsmonat: Prozesse, Vorlagen und die Ausschreibungsroutine stehen bereits, wir übernehmen ab dem ersten Tag. Im Paket Recruiting Exzellenz sind unbegrenzt viele Einstellungen enthalten, ohne Vermittlungsprovision.

Ja. Im Paket Recruiting Exzellenz sind unbegrenzt viele Einstellungen enthalten, ohne zusätzliche Vermittlungsprovision. Wie wir Ihre Stellen zeitlich angehen, stimmen wir im Erstgespräch mit Ihnen ab.

Überwiegend digital: Wir arbeiten wie eine interne Abteilung, nur nicht im selben Gebäude, mit festen wöchentlichen Terminen per Video, gemeinsamen Unterlagen und einer festen Ansprechpartnerin.

Der Sitz von HRzlich ist Worms; unsere Kunden sitzen unter anderem in Worms und in Dortmund. Termine vor Ort sind nach Absprache möglich, etwa für Interviews oder Workshops.

Nadine Ullrich, Geschäftsführerin der HRzlich GmbH. Sie verantwortet seit über 15 Jahren Personalarbeit in Softwareunternehmen, zuletzt für Strukturen mit mehr als 120 Mitarbeitenden, und hat dort über 35 Stellen vom Support bis zum CTO besetzt.

Im HR-Sparring ist sie Ihre Sparringspartnerin, im Recruiting führt sie Anforderungsklärung und Vorauswahl. Im Team bringen wir zusätzlich Erfahrung aus Softwareentwicklung und der strategischen Ausrichtung von Softwarehäusern mit. Wie die Zusammenarbeit konkret aussieht, zeigen die Referenzen.

Ja. Neben den beiden Festpreis-Paketen betreuen wir auf Wunsch die komplette Personalabteilung: Verträge, Einarbeitung, Bewerbermanagement und laufende Personalverwaltung.

Umfang und Preis werden dafür individuell vereinbart, weil der Aufwand von Teamgröße und Prozessen abhängt. Viele Kunden beginnen mit einem Paket und erweitern später; ein Kunde hat einen Monat nach dem Start im HR-Sparring zusätzlich das Recruiting an uns übergeben.

Der Einstieg kann in vielen Bundesländern gefördert werden: Externe Personalberatung ist je nach Standort und Programm mit rund 50 % bezuschussbar. Der laufende monatliche Retainer selbst ist nicht förderfähig, gefördert wird ein abgegrenztes Einstiegsprojekt.

Ob und in welcher Höhe eine Förderung greift, hängt von Bundesland, Programm und Ihrem Unternehmen ab. Wir prüfen mit Ihnen, welches Programm passt, und begleiten den Antrag.