Fragen zur externen Personalabteilung.

Eine externe Personalabteilung übernimmt die Personalarbeit eines Unternehmens – Recruiting und laufenden HR-Betrieb – als ausgelagerter, aber fest eingebundener Teil des Teams. Anders als eine Agentur arbeitet sie dauerhaft und zum Festpreis statt pro vermitteltem Kopf.

Bei HRzlich heißt das zweierlei: Wir besetzen Ihre Stellen (Paket Recruiting Exzellenz, 2.650 € im Monat) – von der Ausschreibung über die Vorauswahl bis zur Vertragsverhandlung. Und wir halten Ihren HR-Betrieb aufrecht (Paket HR-Sparring, 1.850 € im Monat) – mit wöchentlichem Austausch, erprobten Vorlagen und konkreten Handlungsoptionen statt Theorie.

Wer die komplette Personalabteilung auslagern möchte, bekommt auch das. Der Unterschied zum Headhunter: Wir sind ansprechbar wie eine interne Abteilung – nur ohne dass Sie sie aufbauen müssen.

Bei HRzlich kostet eine externe Personalabteilung 2.650 € im Monat für das Paket Recruiting Exzellenz – für unbegrenzt viele Einstellungen. Das Paket HR-Sparring kostet 1.850 € im Monat. Ein klassischer Headhunter berechnet dagegen rund 28 % des Jahresgehalts pro Einstellung: Bei 85.000 € Jahresgehalt sind das etwa 24.000 € – für einen einzigen Kopf.

Die Rechnung, die zählt: 2.650 € im Monat sind 31.800 € im Jahr – unabhängig davon, ob Sie eine Stelle besetzen oder zehn. Ab der zweiten Einstellung im Jahr haben Sie uns raus. Ab der dritten sparen Sie. Die vierte, fünfte, zehnte kostet Sie keinen Cent extra. Genau da bricht das Provisionsmodell.

Ein Headhunter vermittelt einzelne Kandidaten und verdient eine Provision pro Einstellung – meist rund 28 % vom Jahresgehalt. Eine externe Personalabteilung arbeitet dauerhaft zur Monatspauschale, übernimmt zusätzlich den laufenden HR-Betrieb und ist nicht auf eine Anzahl von Einstellungen gedeckelt.

Der Unterschied ist nicht kosmetisch, sondern struktureller Natur: Ein Headhunter verkauft Köpfe und verdient an jedem einzelnen – sein Anreiz endet mit der Unterschrift. Wir verkaufen Personalarbeit zur Pauschale; unser Anreiz ist, dass Ihr Recruiting läuft, nicht dass es teuer wird.

Praktisch heißt das: kein Kopfgeld, keine Deckelung der Stellenzahl, kein Neuverhandeln bei jeder Vakanz – dafür jemand, der Ihre Prozesse, Ihr Team und Ihre Gehaltsbänder kennt, weil er dauerhaft dabei ist.

Eine externe Personalabteilung lohnt sich für mittelständische Unternehmen und Startups, die regelmäßig einstellen, aber keine eigene HR-Abteilung aufbauen wollen – typischerweise ab etwa 15 Mitarbeitenden und zwei Einstellungen im Jahr.

HRzlich ist dabei auf den Software-Mittelstand spezialisiert: Wir besetzen Senior-Backend, DevOps, Fachinformatiker, KI- und ML-Engineers, Data Scientists, Software-Sales und CTOs. Wir wissen, warum ein Kandidat mit dem falschen Stack trotz perfektem Lebenslauf nicht passt – und warum gute Entwickler auf Standard-Anschreiben schlicht nicht reagieren.

Zwei typische Situationen aus der Praxis: Bei Crateflow war eine kritische Stelle in rund 30 Tagen besetzt, nachdem ein Headhunter zuvor nur Profile von der Stange geliefert hatte. Bei Saatmann haben wir die HR-Lücke nahtlos überbrückt, als die einzige HR-Kraft ging.

Nein. Eine Besetzungsgarantie geben wir bewusst nicht – wer sie verspricht, verkauft Ihnen eine Sicherheit, die es im Tech-Arbeitsmarkt nicht gibt.

Was wir Ihnen aus Erfahrung sagen können: Bislang haben wir jede Stelle besetzt, die wir übernommen haben. Das ist ausdrücklich keine Zusage für Ihre Vakanz – jede Rolle und jeder Markt ist anders. Aber es ist unser bisheriger Erfahrungswert, und wir arbeiten daran, dass er so bleibt.

Was wir zusagen: Wir arbeiten weiter, ohne dass pro Kopf neue Kosten entstehen. Genau hier trennt sich das Modell – beim Headhunter ist die Provision weg, sobald unterschrieben ist, auch wenn die Besetzung nach drei Monaten wieder auseinandergeht. Bei uns läuft eine Monatspauschale, unabhängig davon, ob wir gerade eine, drei oder fünf Stellen bearbeiten.

Wir haben deshalb kein Interesse an der schnellen Unterschrift, sondern an der richtigen.