Zeiterfassung: Was ein fehlendes System kosten kann
Über die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird gesprochen, als käme sie erst mit dem neuen Arbeitszeitgesetz. Das ist ein Missverständnis: Sie besteht seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022. Der geplante…
Über die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird gesprochen, als käme sie erst mit dem neuen Arbeitszeitgesetz. Das ist ein Missverständnis: Sie besteht seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022. Der geplante Gesetzentwurf regelt nur noch das Wie.
Der Bußgeldrahmen
§ 22 Arbeitszeitgesetz sieht für die meisten Verstöße Geldbußen bis zu 30.000 Euro vor. Das gilt auch für fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen nach § 16 Absatz 2, also für Arbeitszeit über acht Stunden am Tag sowie Sonn- und Feiertagsarbeit. Eine mildere Stufe für lückenhafte Systeme kennt das Gesetz nicht.
Die vom Bundesarbeitsgericht aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitete Pflicht, die gesamte Arbeitszeit zu erfassen, ist für sich genommen noch nicht bußgeldbewehrt. Ordnet die Aufsichtsbehörde die Erfassung aber an und wird das missachtet, drohen nach § 25 Arbeitsschutzgesetz ebenfalls bis zu 30.000 Euro.
Die Aufsichtsbehörden haben Ermessen und berücksichtigen Betriebsgröße und Schwere des Verstoßes. Entscheidend ist ein anderer Punkt: Jede beschäftigte Person, deren Arbeitszeit nicht korrekt erfasst wird, kann einen eigenen Verstoß darstellen. Bei größeren Belegschaften summiert sich das schnell in Bereiche, die weh tun.
Was Erfassung nicht bedeutet
Der häufigste Einwand in Softwareunternehmen lautet, Zeiterfassung passe nicht zur Vertrauensarbeitszeit. Das stimmt so nicht.
Erfassen heißt dokumentieren, wie viel gearbeitet wurde, nicht kontrollieren, wer wann am Schreibtisch sitzt. Wie viel Freiheit Sie innerhalb der gesetzlichen Grenzen lassen, bleibt Ihre Entscheidung. Die Erfassung schützt im Übrigen auch das Unternehmen: Sie ist die Grundlage, um Überlastung zu erkennen, bevor jemand ausfällt.
Was Sie jetzt tun sollten
- Klären Sie, wie in Ihrem Unternehmen heute erfasst wird und ob das lückenlos geschieht.
- Achten Sie bei der Auswahl eines Systems darauf, dass es taggleiche elektronische Erfassung unterstützt, das ist im Referentenentwurf zum neuen Arbeitszeitgesetz vorgesehen.
- Regeln Sie, wer die Aufzeichnungen prüft und wie lange sie aufbewahrt werden.
- Erklären Sie dem Team, warum erfasst wird. Ohne Erklärung entsteht der Eindruck von Kontrolle.
Für die Ausgestaltung im Einzelfall, insbesondere bei Vertrauensarbeitszeit und Betriebsvereinbarungen, sollten Sie arbeitsrechtlichen Rat einholen.
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Quellen
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Konsequent digital, kompromisslos h(e)rzlich.
Über 15 Jahre Personalwesen, Verantwortung für Strukturen mit 120+ Mitarbeitenden. Sie kennt Strategie und operative Realität wachsender Unternehmen gleichermaßen.