Hinweisgeberschutz: Die Pflicht ab 50 Beschäftigten, die viele überrollt
Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz einrichten. Die Pflicht besteht seit Dezember 2023, betrifft aber jedes Jahr neue Unternehmen, die schlicht über die Schwelle…
Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz einrichten. Die Pflicht besteht seit Dezember 2023, betrifft aber jedes Jahr neue Unternehmen, die schlicht über die Schwelle gewachsen sind.
Die Bußgelder
Die Sanktionen des § 40 HinSchG sind gestaffelt. Bis zu 20.000 Euro drohen, wenn keine Meldestelle eingerichtet ist. Bis zu 50.000 Euro, wenn eine Meldung behindert wird, es zu Repressalien gegen hinweisgebende Personen kommt oder die Vertraulichkeit verletzt wird.
Der zweite Fall ist der gefährlichere. Er setzt keine Absicht voraus, es genügt, dass die Vertraulichkeit im Ablauf nicht sichergestellt ist.
Die Fristen, die übersehen werden
Der Eingang einer Meldung ist der hinweisgebenden Person binnen sieben Tagen zu bestätigen. Binnen drei Monaten muss eine Rückmeldung über ergriffene oder geplante Folgemaßnahmen erfolgen.
Beide Fristen laufen unabhängig davon, ob im Unternehmen gerade jemand Zeit hat. Wer keine Zuständigkeit geregelt hat, verpasst sie.
Was für ein Unternehmen dieser Größe reicht
Für 50 bis 150 Beschäftigte braucht es keine aufwendige Lösung:
- ein datenschutzkonformes Meldeformular, betrieben in der EU
- eine benannte Person mit der erforderlichen Fachkunde, die unabhängig arbeiten kann
- eine Information an die Belegschaft, dass es die Meldestelle gibt und wie sie funktioniert
- automatische Fristerinnerungen für die Sieben-Tage- und Drei-Monats-Frist
- eine dokumentierte Vertretungsregelung
Was Sie jetzt tun sollten
- Prüfen Sie, ob Sie die Schwelle von 50 Beschäftigten überschritten haben. Gezählt wird nach Köpfen, nicht nach Vollzeitäquivalenten.
- Klären Sie, wer die Meldestelle betreut und wer vertritt.
- Testen Sie den Ablauf einmal mit einer simulierten Meldung. Erst dann wissen Sie, ob die Fristen eingehalten werden.
Ob eine interne Lösung oder eine externe Ombudsstelle sinnvoller ist, hängt von Ihrer Struktur ab. Beides ist zulässig.
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Quellen
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Über 15 Jahre Personalwesen, Verantwortung für Strukturen mit 120+ Mitarbeitenden. Sie kennt Strategie und operative Realität wachsender Unternehmen gleichermaßen.