Kündigung per E-Mail: warum sie auch im digitalen Betrieb unwirksam bleibt
In einem Unternehmen, in dem Verträge digital geschlossen, Rechnungen elektronisch versandt und Dokumente in der Cloud abgelegt werden, wirkt es aus der Zeit gefallen: Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses braucht Papier und eine…
In einem Unternehmen, in dem Verträge digital geschlossen, Rechnungen elektronisch versandt und Dokumente in der Cloud abgelegt werden, wirkt es aus der Zeit gefallen: Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses braucht Papier und eine eigenhändige Unterschrift.
Was § 623 BGB verlangt
Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedarf der Schriftform. Die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen.
Das gilt für beide Seiten und für jede Form der Beendigung: ordentliche Kündigung, außerordentliche Kündigung, Aufhebungsvertrag. Auch die Kündigung in der Probezeit ist erfasst.
Die Rechtsfolge ist hart
Eine per E-Mail, Messenger oder als Scan übermittelte Kündigung ist nicht fehlerhaft, sondern nichtig. Das Arbeitsverhältnis besteht fort, einschließlich des Vergütungsanspruchs.
Wer das erst nach Monaten bemerkt, zahlt für Monate, und die Kündigungsfrist beginnt erst mit dem Zugang einer wirksamen Kündigung.
Die beiden Praxisfallen
Erstens: Der Scan genügt nicht. Das unterschriebene Original muss zugehen. Ein eingescanntes und gemailtes Dokument erfüllt die Schriftform nicht.
Zweitens: Der Zugang muss beweisbar sein. Die Kündigung wird erst mit Zugang wirksam, und im Streitfall trägt der Kündigende die Beweislast. Bewährt haben sich das Einwurf-Einschreiben mit Auslieferungsbeleg und die Übergabe durch einen Boten, der den Inhalt des Umschlags kennt und bezeugen kann.
Das einfache Einschreiben mit Rückschein ist dagegen riskant: Wird es nicht abgeholt, liegt kein Zugang vor.
Wo die Fehler passieren
Am häufigsten bei der Kündigung in der Probezeit. Dort ist der Zeitdruck am größten, und die Versuchung, schnell eine Mail zu schicken, am stärksten.
Was Sie jetzt tun sollten
- Halten Sie einen festen Ablauf für Kündigungen vor: Original, Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person, dokumentierter Zugang.
- Prüfen Sie die Vertretungsberechtigung. Eine Kündigung durch eine nicht bevollmächtigte Person kann zurückgewiesen werden.
- Planen Sie den Zustellweg ein, bevor die Frist läuft.
Quellen
- § 623 BGB, Schriftform der Kündigung Quelle (geprüft am 04.11.2025)
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Konsequent digital, kompromisslos h(e)rzlich.
Über 15 Jahre Personalwesen, Verantwortung für Strukturen mit 120+ Mitarbeitenden. Sie kennt Strategie und operative Realität wachsender Unternehmen gleichermaßen.