Arbeitsverträge in Textform: Was das Bürokratieentlastungsgesetz IV gebracht hat

Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine spürbare Erleichterung für Ihre Einstellungsprozesse: Die wesentlichen Vertragsbedingungen nach dem Nachweisgesetz können in Textform abgefasst und elektronisch übermittelt werden, ohne eigenhändige Unterschrift. Grundlage ist das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz.

Was sich ändert

Bislang mussten die wesentlichen Arbeitsbedingungen, also etwa Beginn des Arbeitsverhältnisses, Vergütung, Arbeitszeit und Kündigungsfristen, in Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift niedergelegt werden. Seit Jahresbeginn reicht dafür die Textform nach § 126b BGB, also zum Beispiel eine E-Mail oder ein PDF-Dokument.

Voraussetzung ist, dass das Dokument für die beschäftigte Person zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann. Der Arbeitgeber soll außerdem eine Empfangsbestätigung anfordern. Verlangt eine beschäftigte Person die Aushändigung in klassischer Schriftform, muss das Unternehmen dem nachkommen.

Wo die Erleichterung nicht gilt

Zwei Ausnahmen sind für Softwareunternehmen besonders wichtig:

Befristete Arbeitsverträge benötigen weiterhin zwingend die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift, um wirksam befristet zu sein. Wer hier auf Textform ausweicht, riskiert, dass die Befristung unwirksam ist und ein unbefristetes Arbeitsverhältnis entsteht. Das betrifft insbesondere befristete Werkstudierendenverträge und Projektbefristungen.

Beschäftigte in Branchen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz sind von der Textform-Erleichterung ausgenommen, dort bleibt es bei der Schriftform. Für die typische Softwarebranche spielt das in der Regel keine Rolle.

Warum diese Änderung überhaupt kommt

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz verfolgt ein größeres Ziel: Unternehmen und Verwaltung sollen von unnötigem Papieraufwand entlastet werden, ohne den Schutzzweck der jeweiligen Vorschrift aufzugeben. Beim Nachweisgesetz bedeutet das konkret, dass die beschäftigte Person weiterhin verlässlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen informiert werden muss, der Weg dorthin aber nicht länger zwingend über Papier und Unterschrift führen muss. Das reiht sich in eine Serie ähnlicher Erleichterungen der vergangenen Jahre ein, etwa bei bestimmten Meldepflichten gegenüber Behörden oder bei Bescheinigungen im Sozialversicherungsrecht. Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ist davon ausdrücklich nicht betroffen, sie bleibt nach § 623 BGB weiterhin an die strenge Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift gebunden.

Was das konkret heißt

Für Ihre Personalarbeit bedeutet das vor allem weniger Medienbrüche. Der Arbeitsvertrag selbst braucht ohnehin häufig die klassische Unterschrift, aber Zusatzvereinbarungen, Nachträge und insbesondere die Dokumentation der wesentlichen Arbeitsbedingungen lassen sich jetzt vollständig digital abwickeln, inklusive digitaler Personalakte. Das erleichtert vor allem den Umgang mit Remote-Teams und internationalen Neueinstellungen, bei denen ein Postversand von Unterlagen umständlich war.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Stellen Sie sich eine neue Kollegin vor, die remote aus einer anderen Stadt eingestellt wird. Bislang mussten die wesentlichen Vertragsbedingungen postalisch verschickt, unterschrieben und zurückgesendet werden, bevor der erste Arbeitstag beginnen konnte, oder es musste ein persönlicher Termin für die Unterschrift gefunden werden. Seit Jahresbeginn reicht es, ihr die Bedingungen per E-Mail oder über ein digitales Onboarding-Tool zuzusenden, mit der Bitte um eine kurze Empfangsbestätigung. Der eigentliche Arbeitsvertrag kann davon unabhängig weiterhin klassisch unterschrieben werden, wenn Sie das aus anderen Gründen bevorzugen.

Was Sie jetzt tun sollten

• Prüfen Sie Ihren Onboarding-Prozess: Wo lässt sich Papier durch Textform ersetzen, wo bleibt die Schriftform zwingend, etwa bei Befristungen?
• Bauen Sie einen Prozess für die Empfangsbestätigung ein, etwa durch eine kurze Rückmeldung per E-Mail.
• Klären Sie mit Ihrer Personalabteilung oder Ihrem Dienstleister, wie Wünsche nach Aushändigung in Schriftform gehandhabt werden.
• Prüfen Sie bestehende Vertragsvorlagen für Werkstudierende und befristete Positionen gesondert, dort bleibt Sorgfalt bei der Schriftform entscheidend.

Für die rechtssichere Umstellung Ihrer Vertragsprozesse, insbesondere bei Befristungen, empfiehlt sich eine Abstimmung mit arbeitsrechtlichem Rat.