Workation und Homeoffice im EU-Ausland: Was Arbeitgeber vorher regeln sollten

Ein Entwickler fragt, ob er im Winter drei Wochen aus Portugal arbeiten darf. Gleicher Laptop, gleiche Tools, anderes Wetter. In Softwareunternehmen ist das eine Routinefrage, und die Zusage fällt oft schneller, als die Rechtslage geprüft ist. Dabei gibt es keinen Anspruch auf Homeoffice im Ausland. Wer zustimmt, übernimmt als Arbeitgeber die Pflichten, die daran hängen.

Sozialversicherung: zwei Fälle, zwei Verfahren

Befristete Workation. Nach Auffassung der DVKA beim GKV-Spitzenverband ist eine Entsendung auch dann nicht ausgeschlossen, wenn die Beschäftigten den Auslandsaufenthalt selbst anstoßen. Entscheidend ist, dass der Arbeitgeber zustimmt, die Arbeitsleistung annimmt und das Gehalt weiterzahlt. Dann beantragen Sie die A1-Bescheinigung, die belegt, dass deutsches Sozialversicherungsrecht weiter gilt. Als typische Voraussetzungen nennt die DVKA höchstens 24 Monate und mindestens einen Monat vorherige Geltung deutschen Rechts. Eine schriftliche Befristung wird empfohlen. Seit dem 1. Januar 2025 geht der Antrag ausschließlich elektronisch, über das Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal. Papier und Fax sind nicht mehr möglich.

Dauerhaft vom Wohnort im Ausland. Das ist ein anderer Fall und trifft Remote-Teams besonders. Arbeitet jemand regelmäßig von seinem Wohnsitz im Ausland, kann ab 25 Prozent Telearbeit dort das Recht des Wohnstaats gelten. Das multilaterale Rahmenübereinkommen zur Telearbeit, seit dem 1. Juli 2023 in Kraft und auf fünf Jahre geschlossen, hält Beschäftigte bei Telearbeit von 25 bis unter 50 Prozent im deutschen System, aber nur auf Antrag bei der DVKA. Wohnstaat und Arbeitgeberstaat müssen unterzeichnet haben. Welche Staaten beteiligt sind, führt Belgien als Verwahrer in einer laufend aktualisierten Liste; im Oktober 2026 nennt sie 23 Staaten. Wer vollständig von zu Hause im Ausland arbeitet, fällt aus dem Übereinkommen heraus, dann gilt in der Regel das Sozialversicherungsrecht des Wohnstaats.

Betriebsstätte und Steuer

Das BMF hat am 18. Juni 2026 seine Grundsätze zum Betriebsstättenbegriff neu gefasst, anzuwenden in allen offenen Fällen. Homeoffice von Beschäftigten begründet danach in der Regel keine Betriebsstätte des Arbeitgebers, weil ihm die Verfügungsmacht über die Privaträume fehlt. Abkommensrechtlich gilt eine Schwelle: Unter 50 Prozent der Arbeitszeit im Homeoffice führen grundsätzlich nicht zu einer Betriebsstätte, das Schreiben stützt sich dafür auf den OECD-Musterkommentar 2025. Drei Wochen Workation liegen weit darunter. Vorsicht gilt bei Leitungskräften, die das Tagesgeschäft aus dem Ausland führen, und bei Personen, die dort gewöhnlich Verträge für das Unternehmen abschließen: Das Schreiben nennt beides als Ausnahmen. Beim Lohn zählt grundsätzlich der Ort, an dem gearbeitet wird. Die 183-Tage-Regel der Doppelbesteuerungsabkommen hilft nur, wenn alle ihre Voraussetzungen erfüllt sind; eine pauschale Freigrenze ist sie nicht.

Arbeitsrecht

Nach Artikel 8 Absatz 2 Satz 2 der Rom-I-Verordnung ändert sich der gewöhnliche Arbeitsort nicht, wenn jemand nur vorübergehend in einem anderen Staat arbeitet. Das für den Vertrag maßgebliche Recht bleibt damit grundsätzlich das deutsche. Bei kurzen Aufenthalten ist arbeitsrechtlich meist wenig zu regeln. Zu prüfen sind aber Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis, wenn die Person keine EU-Staatsangehörigkeit hat, und die Arbeitszeit-, Pausen- und Vergütungsregeln des Gastlandes. Für längere Aufenthalte empfiehlt sich eine schriftliche Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag. Arbeitet jemand dauerhaft im Ausland, können zwingende Schutzvorschriften des dortigen Rechts gelten, auch wenn der Vertrag deutsches Recht vereinbart (Artikel 8 Absatz 1 Rom-I-Verordnung).

Was die EU-Reform ändert, und wann

Der Rat hat am 28. September 2026 der Reform der Verordnungen (EG) Nr. 883/2004 und Nr. 987/2009 zugestimmt, das Parlament am 7. Juli. Die Verordnung tritt am ersten Tag des Monats nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt in Kraft. Die neuen Verfahrensregeln gelten aber erst 24 Monate danach, also voraussichtlich ab 2028: Meldung und A1-Antrag vor Beginn der Tätigkeit, mit Ausnahmen für Geschäftsreisen und für höchstens drei aufeinanderfolgende Arbeitstage innerhalb von 30 Tagen. Bis dahin bleibt es bei den heutigen Regeln.

Was Sie jetzt tun sollten

• Regeln Sie Auslandsarbeit schriftlich: je Aufenthalt eine befristete Zusatzvereinbarung mit Ort, Zeitraum, Arbeitszeit und Erreichbarkeit, statt einer Zusage im Chat.
• Beantragen Sie die A1-Bescheinigung vor der Abreise elektronisch und heben Sie den Bescheid auf.
• Führen Sie eine Liste mit Tagen und Orten. Prüfen Sie Leitungskräfte und Beschäftigte mit Vertragsabschluss gesondert.
• Klären Sie dauerhaft im Ausland lebende Remote-Beschäftigte einzeln: Staatenliste, Anteil unter 50 Prozent, Antrag bei der DVKA. Sehen Sie außerdem nach, ob Kundenverträge oder Sicherheitsvorgaben den Arbeitsort einschränken.

Für Einzelfälle, vor allem bei Leitungskräften und dauerhaft im Ausland lebenden Beschäftigten, lohnt der Weg zu Steuerberatung oder Kanzlei. Verbindliche Auskünfte zur Sozialversicherung gibt die DVKA oder die zuständige Krankenkasse.