Drei Jahre Zeiterfassungspflicht: Der Referentenentwurf lässt weiter auf sich warten
Seit drei Jahren gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung durch ein Gerichtsurteil, nicht durch ein Gesetz. Ein eigenständiges Gesetz zur Ausgestaltung fehlt weiterhin, obwohl der Koalitionsvertrag es ausdrücklich ankündigt.
Nachtrag
Seit Mitte Juni 2026 liegt ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vor, den das Ministerium als interne Arbeitsfassung bezeichnet: elektronische, taggleiche Zeiterfassung, Betriebe bis zehn Beschäftigte befreit, Übergangsfristen von zwei Jahren (unter 250 Beschäftigte) und fünf Jahren (unter 50). Die Wochenhöchstarbeitszeit kommt darin nur per Tarifvertrag. Die Pflicht zur Erfassung aus dem BAG-Beschluss gilt unverändert.
Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Recht verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einzuführen. Grundlage ist § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz. Drei Jahre später, im September 2025, gilt diese Pflicht unverändert fort, ein eigenständiges Gesetz, das die Ausgestaltung im Detail regelt, gibt es weiterhin nicht.
Was das Gericht entschieden hat, und was nicht
Das Gericht hat festgestellt, dass Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit vollständig erfasst werden müssen. Es hat aber ausdrücklich offengelassen, wie diese Erfassung technisch auszusehen hat. Elektronisch ist nicht zwingend vorgeschrieben, je nach Tätigkeit und Betriebsgröße kann auch eine Erfassung in Papierform ausreichen. Genau diese offenen Fragen, insbesondere zur elektronischen Erfassung und zu Ausnahmen für kleinere Unternehmen, sollte eigentlich ein eigenständiges Gesetz klären.
Der Stand des Gesetzgebungsverfahrens
Ein erster Referentenentwurf aus der vorigen Legislaturperiode ist ohne Ergebnis geblieben. Der Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD kündigt eine Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung mit Übergangsregelungen für kleine und mittlere Unternehmen zwar ausdrücklich an, ein finaler, im Kabinett abgestimmter Referentenentwurf der neuen Regierung liegt aber weiterhin nicht vor. Strittig ist innerhalb der Koalition insbesondere die von der Union gewünschte Flexibilisierung hin zu einer wöchentlichen statt täglichen Höchstarbeitszeit, die mit der Zeiterfassung politisch verknüpft ist.
Was das konkret heißt
Für Sie als Arbeitgeber ändert der fehlende Gesetzentwurf nichts an der bestehenden Rechtslage. Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt bereits jetzt, unabhängig davon, ob und wann ein Gesetz in Kraft tritt. Wer auf ein Gesetz wartet, bevor er ein System einführt, verschiebt eine Pflicht, die bereits besteht.
Für Softwareunternehmen mit Vertrauensarbeitszeit ist besonders wichtig: Erfassen bedeutet dokumentieren, nicht kontrollieren. Wie viel Gestaltungsfreiheit Sie Ihren Teams innerhalb der gesetzlichen Höchstgrenzen lassen, bleibt unabhängig von der Erfassungspflicht Ihre Entscheidung.
Warum sich die Koalition schwertut
Der Knoten liegt vor allem in der politischen Verknüpfung zweier Themen. Die Union möchte im Gegenzug zur elektronischen Zeiterfassung eine wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit durchsetzen, die SPD ist hier zurückhaltender. Schon der Referentenentwurf der vorigen Regierung war 2023 an ähnlichen Meinungsverschiedenheiten gescheitert. Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das: Ein Gesetz kann sich weiter verzögern, während die gerichtlich festgestellte Grundpflicht zur Erfassung davon vollkommen unberührt bleibt.
Was bei einer Kontrolle tatsächlich zählt
Kommt es zu einer Prüfung durch die zuständige Arbeitsschutzbehörde, zählt in erster Linie, ob überhaupt ein nachvollziehbares System existiert, mit dem sich Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit für jede beschäftigte Person rekonstruieren lassen. Ob dieses System aus einer spezialisierten Software, einer einfachen Tabelle oder einem Papierbogen besteht, ist derzeit zweitrangig, solange es lückenlos geführt wird. Für Softwareunternehmen, die ohnehin viele Prozesse digitalisiert haben, spricht trotzdem einiges dafür, gleich auf eine elektronische Lösung zu setzen, statt später ein zweites Mal umzustellen.
Was Sie jetzt tun sollten
- Prüfen Sie, ob in Ihrem Unternehmen tatsächlich lückenlos erfasst wird, unabhängig vom Stand des Gesetzgebungsverfahrens.
- Wählen Sie bei der Systemauswahl vorausschauend eine Lösung, die auch eine elektronische, taggleiche Erfassung ermöglicht, das dürfte ein kommendes Gesetz voraussichtlich verlangen.
- Erklären Sie Ihrem Team den Unterschied zwischen Erfassung und Kontrolle, um Vertrauensarbeitszeit nicht unnötig infrage zu stellen.
- Beobachten Sie die weitere Entwicklung des Referentenentwurfs, insbesondere zur geplanten wöchentlichen Höchstarbeitszeit, sie kann Ihre Arbeitszeitmodelle mittelfristig verändern.
Für die konkrete Ausgestaltung Ihres Erfassungssystems, insbesondere im Zusammenspiel mit Betriebsvereinbarungen und Vertrauensarbeitszeit, empfiehlt sich arbeitsrechtlicher Rat.
Quellen
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Konsequent digital, kompromisslos h(e)rzlich.
Über 15 Jahre Personalwesen, Verantwortung für Strukturen mit 120+ Mitarbeitenden. Sie kennt Strategie und operative Realität wachsender Unternehmen gleichermaßen.